OfficeFlow Agent

Jak działa OfficeFlow Agent?

Pięć etapów przetwarzania, które przekształcają dokumenty w ustrukturyzowane dane w systemie ERP

1

Odbiera dokumenty

Monitoruje foldery i skrzynki firmowe, rozpoznaje nowe pliki

2

Odczytuje (OCR)

Zamienia PDF i skany na tekst, wyciąga kluczowe dane

3

Analizuje AI

Klasyfikuje typ dokumentu, wykrywa duplikaty

4

Strukturyzuje

Przygotowuje dane zgodnie z formatem ERP

5

Eksportuje

Automatycznie przekazuje do Business Central/Dynamics NAV

Kluczowe zalety

Rozwiązanie, które realnie zmienia sposób pracy z dokumentami w Twojej organizacji

⏱

Oszczędność czasu

Do 95% redukcji czasu poświęcanego na manualne wprowadzanie danych. Pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających analizy.

✓

Mniej błędów

Automatyczny odczyt zapewnia powtarzalność i precyzję. Eliminacja błędów ludzkich przekłada się na lepszą jakość danych.

◈

Bezpieczeństwo danych

Wszystkie operacje odbywają się w Twojej infrastrukturze. Dokumenty nigdy nie opuszczają sieci firmowej.

⚡

Natywna integracja ERP

Gotowe połączenie z Business Central i Dynamics NAV. Automatyczny import do księgowości, magazynu i innych modułów.

↗

Większa efektywność

ROI osiągany zazwyczaj w ciągu 6-12 miesięcy. Zespół pracuje efektywniej, skupiając się na decyzjach biznesowych.

■

Pełna niezależność

System działa bez połączenia z internetem i usługami chmurowymi. Pełna kontrola nad środowiskiem produkcyjnym.

Efekty wdrożenia

Rzeczywiste rezultaty osiągane przez organizacje korzystające z OfficeFlow Agent

Wskaźnik	Przed wdrożeniem	Po wdrożeniu
Czas obsługi 100 faktur	2–3 godziny	~20 minut
Błędy w danych	5–10%	<1%
Koszty operacyjne	100%	~40%
Dostępność danych	Zależna od pracownika	Natychmiastowa
Zwrot z inwestycji (ROI)	—	6–12 miesięcy

89%

Średnia oszczędność
czasu pracy

Architektura techniczna

Pięć modułów współpracujących w celu automatyzacji całego procesu przetwarzania dokumentów

1

Moduł monitorowania i odbioru dokumentów

Agent monitoruje w czasie rzeczywistym wskazane lokalizacje: foldery sieciowe, skrzynki pocztowe (IMAP/POP3), katalogi FTP oraz inne źródła. Każdy nowy dokument jest natychmiast wykrywany i przekazywany do przetwarzania. System wspiera PDF, TIFF, JPG, PNG – w tym również dokumenty skanowane i wielostronicowe pliki PDF. Mechanizm wykrywania duplikatów zapobiega wielokrotnemu przetwarzaniu tych samych plików.

2

Moduł OCR i ekstrakcji danych

Zaawansowany silnik OCR konwertuje obrazy dokumentów na tekst z dokładnością przekraczającą 99% dla dokumentów dobrej jakości. System rozpoznaje różne układy dokumentów, orientacje stron oraz jakość skanów. Agent automatycznie identyfikuje i wydobywa kluczowe dane: numery NIP, REGON, daty dokumentów, kwoty, numery faktur, dane kontrahentów oraz pozycje zamówień.

3

Moduł klasyfikacji i analizy AI

Algorytmy sztucznej inteligencji automatycznie klasyfikują dokumenty: faktury zakupu i sprzedaży, zamówienia, umowy, potwierdzenia odbioru, dokumenty magazynowe. Agent analizuje kontekst i treść, sprawdza spójność danych oraz weryfikuje poprawność formalną. Mechanizm wykrywania anomalii identyfikuje potencjalne błędy wymagające interwencji.

4

Moduł transformacji i mapowania danych

Wyekstrahowane informacje są przekształcane zgodnie z formatem wymaganym przez system docelowy. Agent generuje struktury XML, JSON lub CSV według zdefiniowanych schematów. System obsługuje zaawansowane reguły mapowania pól, konwersje formatów dat i walut, obliczenia automatyczne oraz walidację zgodności z regułami biznesowymi.

5

Moduł integracji i eksportu

Natywna integracja z Microsoft Dynamics 365 Business Central i Dynamics NAV poprzez dedykowane konektory. Dane są automatycznie importowane do księgowości, magazynu, sprzedaży i zakupów. System zapewnia dwukierunkową synchronizację, obsługę błędów oraz mechanizmy retry. Dodatkowo możliwy jest eksport poprzez REST API, Web Services, bazę SQL lub system plików.

Wymagania techniczne

Wymagania sprzętowe

Min. 4 CPU, 8 GB RAM, 100 GB SSD
Rekomendowane 16 GB RAM, 200 GB SSD

Przetwarzanie AI / OCR

Działa na CPU lub GPU (RTX 2000+)
Pełne przetwarzanie lokalne, bez chmury

Integracja ERP

Business Central, Dynamics NAV 2013-2018
REST API, Web Services

Czas wdrożenia

2-6 tygodni
w zależności od złożoności środowiska

Bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami

Rozwiązanie zaprojektowane zgodnie z najlepszymi praktykami cyberbezpieczeństwa i wymogami RODO

◈

Przetwarzanie lokalne

Wszystkie operacje odbywają się wyłącznie w infrastrukturze klienta. Dokumenty i dane nigdy nie opuszczają sieci firmowej. System nie wymaga dostępu do internetu w trybie produkcyjnym.

🔐

Szyfrowanie danych

Wykorzystanie szyfrowania AES-256 dla przechowywanych danych oraz TLS 1.3 dla komunikacji. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe i integracja z Active Directory.

✓

Zgodność z RODO